Ce que prévoit le Code du travail
L’employeur doit conserver les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles qui lui incombent. L’article L. 4711-5 autorise leur regroupement dans un registre unique lorsque cette organisation facilite leur conservation et leur consultation. Il ne crée pas, à lui seul, un modèle de registre identique pour toutes les entreprises.
Pour les équipements de travail, les résultats des vérifications sont consignés dans le registre de sécurité conformément à l’article R. 4323-25. Lorsqu’un intervenant extérieur établit un rapport, celui-ci est annexé au registre ou fait l’objet d’une référence précise permettant de le retrouver, selon les modalités de l’article R. 4323-26.
L’article D. 4711-3 prévoit une conservation pendant les cinq dernières années et, dans tous les cas, pour les deux derniers contrôles ou vérifications. Garder l’historique complet d’un équipement pendant son utilisation facilite toutefois le suivi de son état.
Quels documents organiser ?
Le dossier doit d’abord permettre de retrouver les justificatifs exigés pour chaque installation ou équipement. Un inventaire général n’est pas toujours imposé sous une forme déterminée, mais il constitue un index opérationnel utile.
- les résultats et rapports de VGP des équipements concernés ;
- les rapports de mise en service ou de remise en service lorsqu’ils sont requis ;
- les justificatifs des autres vérifications applicables : installations électriques, moyens de lutte contre l’incendie, portes automatiques, EPI ou systèmes d’aération, selon l’activité ;
- les observations formulées et les éléments permettant de suivre les actions correctives engagées.
Chaque document doit être daté et permettre d’identifier la personne ou l’organisme ayant effectué le contrôle. Pour les équipements de travail, le résultat doit aussi être rattaché sans ambiguïté à l’équipement concerné.
Une organisation pratique, sans modèle imposé
| Rubrique conseillée | Contenu |
|---|---|
| Inventaire | Identification, vérification applicable, dernière date connue et prochaine échéance |
| Rapports par équipement | Résultats, rapports externes ou références d’archivage, puis preuves de traitement des observations |
| Dossiers complémentaires | Autorisations de conduite et preuves de formation ou d’évaluation utiles ; les informations de santé sont gérées séparément selon les règles de confidentialité |
| Autres vérifications | Électricité, incendie, portes automatiques, EPI et autres contrôles applicables à l’établissement |
Un support papier ou numérique peut être retenu. Dans les deux cas, les personnes chargées de répondre à un contrôle doivent savoir où se trouvent les documents et pouvoir les présenter dans un délai compatible avec la demande.
Le dossier face à l’inspection du travail
Lors d’un contrôle, les documents sont rapprochés de la situation réelle : équipements présents, vérifications applicables, dates et suites données aux observations. Les écarts les plus fréquents sont les suivants :
- un équipement présent, mais absent du suivi ;
- une échéance dépassée ou une périodicité mal identifiée ;
- des observations sans trace de traitement ;
- un rapport difficile à rattacher à l’équipement ou au vérificateur.
Un rapport introuvable ne démontre pas automatiquement que la vérification n’a jamais été réalisée, mais il affaiblit la capacité de l’employeur à justifier le respect de ses obligations. Selon les circonstances, l’agent de contrôle peut notamment prescrire des intervalles de vérification plus courts au titre de l’article R. 4721-11. Les articles R. 4722-5 à R. 4722-8 encadrent, pour leur part, la vérification de conformité pouvant être demandée à un organisme accrédité.
Registre, DUERP et carnet de maintenance : trois fonctions distinctes
- Le registre de sécurité organise les résultats et justificatifs des vérifications réglementaires.
- Le DUERP recense et évalue les risques professionnels ainsi que les actions de prévention. Il ne remplace pas les rapports de vérification.
- Le carnet de maintenance retrace les opérations d’entretien et de réparation prévues pour certains équipements. Il complète la VGP sans s’y substituer.
Entreprises multi-sites et matériel itinérant
L’organisation doit permettre de présenter, pour chaque établissement, les justificatifs correspondant aux équipements qui y sont exploités. Pour un matériel itinérant, conserver une copie du dernier rapport à bord peut simplifier un contrôle sur chantier : il s’agit d’une mesure pratique, et non d’une obligation générale applicable à tous les équipements.
Quelles conséquences en cas de dossier incomplet ?
Les conséquences dépendent du document manquant, de l’obligation réellement applicable et des faits constatés. Une traçabilité insuffisante peut constituer un manquement documentaire et compliquer la preuve d’une vérification. Si une vérification obligatoire n’a pas été réalisée, des sanctions distinctes peuvent s’appliquer. Notre guide défaut de VGP : quelles sanctions présente ces situations avec leurs conditions.
Trois habitudes pour garder un dossier fiable
- Planifiez les échéances applicables. Regroupez les interventions lorsque cela est pertinent, sans modifier les périodicités propres à chaque équipement. Consultez la page VGP pour identifier les principales familles.
- Documentez le traitement des observations. Conservez les factures, comptes rendus ou autres preuves utiles avec la fiche de l’équipement.
- Désignez un responsable du suivi. Une règle d’archivage commune et des rappels d’échéance limitent les oublis lors des changements d’équipe.