Réponse rapide : un dossier incomplet se reconstitue par étapes
Il est fréquent qu’une entreprise ne retrouve qu’une partie de ses rapports VGP, une notice ancienne ou aucun document de mise en service. L’absence d’une pièce ne signifie pas qu’il faut abandonner le contrôle : il faut distinguer ce qui est disponible, ce qui doit être recherché et ce qui doit être vérifié à nouveau.
Les documents généralement recherchés
Le dossier utile dépend de l’équipement et de son historique. Rassemblez d’abord tout ce qui existe, même si les pièces sont anciennes ou incomplètes.
- Rapports des anciennes VGP et résultats associés
- Notice et limites d’utilisation du fabricant
- Déclaration ou certificat de conformité européenne lorsqu’il est disponible
- Documents de mise en service, modification, réparation ou remise en service
- Identification de chaque équipement : marque, modèle, numéro et emplacement
Document manquant ou contrôle manquant : deux problèmes différents
Un rapport introuvable ne prouve pas qu’aucune vérification n’a été réalisée. À l’inverse, un équipement peut avoir un dossier documentaire bien classé mais ne pas avoir reçu le contrôle requis après un événement. Cette distinction évite de reconstruire l’historique sur une supposition.
Comment AF Inspection reprend le dossier
Nous commençons par inventorier le parc et les pièces disponibles. Lorsque cela est possible, nous recherchons les notices, déclarations ou rapports auprès des fournisseurs et interlocuteurs concernés. Nous qualifions ensuite les VGP, VMS ou VRS à organiser et vous remettons une base documentaire claire, avec les limites qui restent à traiter.
Repartir de zéro sans perdre la traçabilité
Un nouveau dossier doit conserver les informations connues, les sources des documents récupérés et les contrôles réellement réalisés. Il ne s’agit pas d’antidater une pièce ni de présenter un document reconstruit comme un rapport de vérification.